Además de conocer los “Estatutos del Congreso Internacional de Americanistas”, quienes deseen presentar en la Asamblea General (art. 04) una candidatura a nueva Sede ICA deberán entregar en la Secretaría General del Comité Permanente del Congreso Internacional de Americanistas (CP.ICA), a más tardar tres días antes de la Asamblea, la siguiente documentación:
1.- La nómina de los profesionales académicos que serán los responsables directos de la organización del próximo Congreso, como posibles miembros del “Comité de Organización” (arts. 04 y 05). Es recomendable añadir un breve “curriculum vitae”, que incluya referencias a su experiencia y previa participación en eventos semejantes, particularmente en anteriores Congresos Internacionales de Americanistas.
2.- Una propuesta institucional del Rector o Presidente de la Universidad posible sede del Congreso, o de una institución académica de igual categoría, en la que claramente aparezca el compromiso legal o jurídico de la institución (no solo de la persona) en la organización del mismo. La propuesta deberá incluir una referencia a la idoneidad de la planta física de la Universidad o institución posible sede y de sus posibilidades académicas y tecnológicas.
3.- Un plan explicativo que aclare cómo ha sido ideado el Congreso, cuáles serían sus actividades académicas, la infraestructura posible de ser utilizada (número de aulas, auditorios, sistemas y redes de informática, aparatos audiovisuales, etc.); cálculo aproximado de asistentes, valores de inscripción, ayudas con becas, etc.
4.- Un cronograma de las actividades de preparación (a lo largo de casi tres años), que tenga en cuenta la organización, ya tradicional y por razones de los calendarios académicos universitarios, de los Congresos de Americanistas en el verano boreal. A este propósito cabe recordar que los Congresos Internacionales de Americanistas, desde su inicio en 1875, han tenido por objeto “el estudio histórico y científico de las Américas y sus habitantes” (art. 01), por lo que los organizadores deben establecer nexos con científicos e instituciones académicas de todo el Continente.
5.- Cartas oficiales de apoyo de entidades gubernativas y empresariales, universidades e instituciones científicas, fundaciones, etc., que efectivamente deseen apoyar, inclusive con ayuda financiera, la organización de algún evento cultural o la promoción de otro tipo de eventos dentro del Congreso.
6.- Es aconsejable explicar, con datos reales, la capacidad hotelera que ofrece la ciudad sede, sus comunicaciones aéreas, terrestres o de otra índole, y las posibles ofertas turísticas o de índole cultural.